la copropriété ;
Dans la pratique, cela peut s’avérer difficile : les copropriétaires ne sont pas toujours habitués à tenir une assemblée, le rôle de chacun n’est pas toujours très bien connu, les règles de formalisme sont compliquées à mettre en œuvre, une situation conflictuelle peut ajouter à la confusion.
Le rôle du syndic en assemblée
L’expérience conduit à aborder ce sujet en premier lieu car les confusions sont fréquentes.
Il faut souligner que Le syndic n’a aucun rôle directionnel dans le déroulement de l’assemblée
- l’assemblée peut valablement se tenir hors de sa présence
- il ne peut diriger les débats
- il ne peut en aucun cas intervenir dans le déroulement de l’assemblée
Le pratique est souvent différente, et le syndic intervient fréquemment dans la tenue de l’assemblée. Il est incontestable, que dans l’immense majorité des cas, le syndic intervient dans un état d’esprit positif et constructif, pour permettre à l’assemblée de fonctionner et d’avancer et pour prêter main forte aux copropriétaires aux membres du bureau dans leur tâche difficile.
Quelques situations, souvent dans un contexte conflictuel, doivent toutefois être évoquées :
- le syndic quitte l’assemblée : aucune conséquence sur la suite des événements, sous réserve d’élire d’élire un nouveau secrétaire. C’est impératif. Le syndic ne peut en aucun cas emporter les documents de l’assemblée.
- le syndic déclare mettre fin à l’assemblée. Parfois c’est justifié (heure tardive, confusion des débats), ou bien la raison est que cela "tourne mal" pour lui. En toutes hypothèses, c’est impossible juridiquement. Seul le président pourrait prendre cette décision.
- le syndic chasse l’assemblée de ses locaux : l’assemblée se poursuit valablement dans un autre local dans lequel se transporte le bureau (toujours penser à élire un nouveau secrétaire, ou mieux, anticiper et choisir dès le début un secrétaire qui ne soit pas le syndic).
Précisons à nouveau que ces cas sont rares, qu’ils ne reflètent pas le comportement de la majorité des syndics. Mais ils existent.
Pas de quorum en matière d’assemblée de copropriétaires
Autre notion soumise à de fréquentes confusions : la nécessité d’un quorum pour ouvrir l’assemblée de copropriété.
Aucun quorum n’est requis pour qu’un assemblée de copropriété puisse commencer à délibérer.
Il est d’usage d’attendre, pour commencer l’assemblée, que le nombre de copropriétaires présents atteigne le seuil de la majorité qualifiée pour les décisions importantes soumises à l’assemblée, en particulier le seuil d’un tiers des tantièmes.
Mais ce n’est qu’un usage et un nombre insuffisant de présent ne peut en aucun cas être un prétexte pour ne pas tenir l’assemblée, puisque de nombreuses questions, notamment le budget, sont votées à la majorité simple des présents.
CONSTITUTION DE l’ASSEMBLEE
Il faut constater que, contrairement à leur tendance dirigiste, les règles de la copropriétés ne sont pas précises sur le déroulement de l’assemblée de copropriété.
Plus exactement, l’article 22 de Loi de 1965 renvoie, sur cette question, au Règlement de Copropriété : "Le règlement de copropriété détermine les règles de fonctionnement" [de l’assemblée]. Malheureusement, les Règlements de Copropriété, dans leur quasi totalité, se contentent de recopier la Loi de 1965 en vigueur à la date de leur "rédaction". Cette lacune est très dommageable car elle conduit à des erreurs et à de mauvaises pratiques.
Il faut donc revenir aux principes de base de toute assemblée délibérative :
- UNE ASSEMBLEE = UN BUREAU
- le rôle central du Président
- l’exigence de débats contradictoires dans des conditions sereines.
L’élection du président
L’élection du président de séance, personnage central de l’assemblée, est la première décision de l’assemblée.
Les lacunes des règlements de copropriétés font que l’assemblée des copropriétaires se retrouve sans direction pour organiser le premier scrutin et les premières formalités. Dans les autres groupements, on prévoit toujours un premier président de droit, (le plus âgé, le gérant pour une société....), en copropriété, c’est le flou.
Il résulte de cette carence réglementaire que c’est le syndic qui prend en main les premières opérations et notamment l’élection du président. La difficulté c’est que le syndic conserve en général ce premier rôle jusqu’à la fin de l’assemblée, ce qui ne devrait pas se produire.
La Loi dispose que ce président doit obligatoirement être un copropriétaire (Attention, la jurisprudence ne permet plus à un mandataire d’être président de l’assemblée).
Il est nécessaire que le copropriétaire élu à ce pose assume pleinement son rôle de président (pas toujours facile). Pour cela, il faut se préparer.
L’élection du bureau
Dès son élection, le président fait élire les scrutateurs. Attention, on ne peut pas faire un seul vote pour la présidence et les scrutateurs sous peine de nullité de l’assemblée.
Le bureau est nécessairement composé d’un président de séance et d’un secrétaire. Si le règlement de copropriété prévoit un ou plusieurs scrutateurs, ils doivent être désignés, pour le nombre prévu, à peine de nullité. (Attention au départ intempestif d’un scrutateur, il faut le remplacer).
L’assemblée est valablement constituée lorsque son bureau est composé.
Quelles que soient les difficultés et les péripéties (voir plus haut), tant que le bureau est constitué, les décisions régulièrement adoptées sont valables.
QUELQUES PRINCIPES D’ORGANISATION
Le bureau, une fois élu, est censé mener l’assemblée et faire procéder aux votes des résolutions de l’ordre du jour.
Le président de séance doit mener les débats. Il veille au respect de l’expression de toutes les opinions, il accorde, à son initiative, la parole au syndic, aux fournisseurs, aux candidats, pour obtenir tous les éclaircissements nécessaires.
Le président de séance doit faire procéder aux votes, sans se laisser déstabiliser par des manoeurvres ou oppositions virulentes, sans laisser le débat s’enliser. Lorsque tout le monde s’est exprimé, on pass au vote.
Le Président reformule, au besoin, les résolutions, si l’assemblée le demande, et les soumet au vote de l’assemblée.
Au cours de l’assemblée, le syndic n’occupe que le rôle de secrétaire. Rappelons à nouveau qu’il ne peut en aucun cas exercer de fait la direction de l’assemblée.
Pour le déroulement des votes, voir les rubriques :